Protección de datos para Comunidades de propietarios

Sí, las Comunidades de Propietarios tiene acceso a datos personales estos suelen ser los nombres de los vecinos o comuneros, los documentos de identificación, números de teléfono, direcciones, correos electrónicos, cuentas bancarias, etcétera. Todos estos datos personales son objeto de tratamiento aunque sea simplemente para informar a los comuneros de determinados anuncios, obligaciones de pago, entre otras. Por este motivo, las comunidades de vecinos tienen que cumplir con la normativa de protección de datos.

Los tratamientos de datos personales que suele realizar una comunidad de Propietarios son: -Tratamiento relacionados con los propietarios para la gestión de la propia comunidad y a aquello que recoge la Ley de Propiedad Horizontal. -Videovigilancia: El uso de la misma debe ser autorizado por la propia comunidad siguiendo las reglas que establece la Ley de Propiedad Horizontal. -Trabajadores: Es posible que la Comunidad cuente con un conserje, un socorrista en verano en caso de tener piscina, un vigilante de seguridad… La gestión del contrato de los mismos, el pago de sus nóminas implica tener acceso a ciertos datos personales y, en consecuencia, al tratamiento de los mismos.

En el ámbito de una Comunidad de Propietarios debemos tener en cuenta que la Comunidad de Propietarios será siempre responsable de tratamiento. Sin embargo, junto con la Comunidad de Propietarios puede haber otros sujetos con acceso a datos de los propietarios y entre los que destaca el Administrador de Fincas. El administrador de fincas será un responsable del tratamiento y por lo tanto deberá firmarse un contrato de encargado de tratamiento con el mismo para saber con qué finalidades puede tratar los datos a los que pueda tener acceso.

En principio las comunicaciones con los Propietarios deben hacerse por la vía que sea menos intrusiva para su privacidad, por ejemplo, si han aportado un número de teléfono o un correo electrónico deberá informárseles por esos medios. Sin embargo, puede ser posible, que no se disponga de un número actualizado o de un correo electrónico en el que ser avisado. En estos supuestos y otros similares y, por tanto, excepcionales, es posible notificar a los propietarios asuntos de la Comunidad derivados de la gestión de la misma mediante una publicación en el tablón de avisos de la Comunidad que deberá estar situado en una zona en la que el tránsito sea el menor posible.

Las sanciones a las que se puede enfrentar una Comunidad de Propietarios a razón de su actividad puede que no sean muy graves dado que sus obligaciones en materia de protección de datos son menores, en principio, que una empresa al uso, en tanto que los datos a los que accede son pocos y los tratamientos de los mismos no son especialmente invasivos. No obstante, si se examinan las multas que recientemente ha impuesto la AEPD nos podemos encontrar que en muchas ocasiones las sanciones son meramente de apercibimiento, pero se ha llegado a imponer una sanción de 15.000€ a una comunidad de propietarios por publicar las actas de una reunión sin anonimizar.

El servicio de protección de datos para Comunidades de Propietarios está dirigido a ayudar a las Comunidades de vecinos a cumplir con la normativa de protección de datos y, en consecuencia, conlleva la redacción de toda la documentación necesaria para ello, entre la que destaca el registro de actividades de tratamiento. Además Cumple Protección de Datos ofrece un asesoramiento continuo para evitar incumplimientos de la normativa de protección de datos.

El coste anual para todas las viviendas de la comunidad de vecinos es de 65€ al año, incluyendo todos los vecinos.